Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Datenschutz hat für die Geschäftsleitung der TBF Gruppe, der TBF Global Asset Management GmbH und der TBF Sales and Marketing GmbH einen besonders hohen Stellenwert. Daher ist uns ein transparenter Umgang mit personenbezogenen Daten ein wichtiges Anliegen.

Datenschutzinformationen

Mit diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Soweit wir allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden, umfasst dies insbesondere die Pflicht, Sie transparent über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung gem. Art. 13, 14 DSGVO zu informieren.

Über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit unserer Website informieren wir Sie ergänzend in unseren Datenschutzhinweisen.

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

III. Allgemeine Datenschutzinformationen für Kunden und Interessenten

1. Quellen und Kategorien der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Darüber hinaus verarbeiten wir - soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich ist - personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Schuldnerverzeichnissen, Grundbüchern, Handels- und Vereinsregistern, Presse, Internet) zulässigerweise entnehmen oder die uns von anderen Unternehmen der TBF-Gruppe oder sonstigen Dritten (z.B. einer Auskunftei) zulässigerweise übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail und sonstige Kontaktdaten, Geburtsdatum und Geburtsort, Geschlecht, Beruf, Familienstand sowie Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) und Authentifizierungsdaten (z.B. Unterschriftsprobe). Darüber hinaus können auch Bank-, Finanz- und Transaktionsdaten (z.B. IBAN), Steuerdaten (z.B. Steueridentifikationsnummer, Kirchensteuerpflicht), Auftragsdaten (z.B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten (z.B. Umsatzdaten im Zahlungsverkehr), Produktdaten (z.B. Depotgeschäft), Informationen über Ihre wirtschaftlichen Verhältnisse (z.B. Einkommen, Bonität, Scoring-/Ratingdaten), Werbe- und Vertriebsdaten (inkl. Werbescores), Dokumentationsdaten (z.B. Geeignetheitserklärungen, MiFID-Status), Registerdaten, Telemediendaten (z.B. Nutzung der Website, Newsletter) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten erhoben werden.

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Grundsätzlich ist jede Verarbeitung personenbezogener Daten gesetzlich verboten und nur dann zulässig, wenn die Datenverarbeitung unter einen in der DSGVO normierten Erlaubnistatbestand fällt.

a. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Datenweitergabe innerhalb der TBF-Gruppe, Nutzung der Daten zu Werbezwecken) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die uns vor Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25.05.2018, erteilt wurden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.

b. Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung von Finanzdienstleistungen im Rahmen der Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie aller mit dem Betrieb und der Verwaltung eines Finanzdienstleistungsinstituts verbundenen Tätigkeiten. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Einzelfall und können unter anderem die Bedarfsanalyse, die Beratung, die Vermögensverwaltung und -betreuung sowie die Durchführung von Transaktionen umfassen. Weitere Einzelheiten zu den Zwecken der Datenverarbeitung können den jeweiligen Vertragsunterlagen entnommen werden.

c. Rechtliche Verpflichtung oder öffentliches Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c, e DSGVO)

Als Finanzdienstleistungsinstitut unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, d.h. gesetzlichen Anforderungen (z.B. EU-Finanzmarktrichtlinie und -verordnung, Wertpapieraufsichtsgesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapierhandelsgesetz, Steuergesetze, Fernabsatzrecht, allgemeine zivilrechtliche Verpflichtungen) sowie bankaufsichtsrechtlichen Anforderungen (z.B. der Europäischen Aufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Pflichten aus dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) zur Erfassung der Kenntnisse und Erfahrungen des jeweiligen Kunden mit Wertpapierdienstleistungen und Finanzinstrumenten, der finanziellen Verhältnisse und der Anlageziele des Kunden, zur Identitäts- und Altersprüfung, zur Betrugs- und Geldwäscheprävention, zur Einhaltung von Sanktions- und Embargobestimmungen, zur Beantwortung von behördlichen Anfragen einer zuständigen staatlichen Stelle oder Justizbehörde, zur Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie zur Risikoeinschätzung und -steuerung.

d. Wahrnehmung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Dies ist unter anderem in folgenden Fällen der Fall:

• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse für eine gezielte Kundenansprache; einschließlich Kundensegmentierung und Berechnung von Abschlusswahrscheinlichkeiten; 
• Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie in die Verwendung Ihrer Daten eingewilligt haben; 
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten; 
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs;
• Verhinderung von Straftaten, insbesondere der Betrugsprävention; 
• Maßnahmen der Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrolle);
• Sonstige Maßnahmen zur Sicherung des Hausrechts; 
• Maßnahmen zur Unternehmenssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten. 

3. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb der TBF-Gruppe erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister, Erfüllungsgehilfen oder Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies sind z.B. Unternehmen aus den Bereichen der kreditwirtschaftlichen Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung und Consulting sowie Vertrieb und Marketing.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der TBF-Gruppe ist zu beachten, dass Informationen nur weitergegeben werden, wenn gesetzliche Vorschriften oder vertragliche Vereinbarungen dies gebieten oder dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Sie eingewilligt haben oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter die Vorgaben der DSGVO ebenfalls beachten. Empfänger personenbezogener Daten können unter diesen Voraussetzungen z.B. sein

• Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Deutsche Bundesbank, Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, Europäische Aufsichtsbehörden, Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder regulatorischen Verpflichtung..

• Andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, vergleichbare Institutionen und Auftragsverarbeiter, an die wir personenbezogene Daten zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen übermitteln. Diese Unternehmen sind ebenfalls gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten mit der gebotenen Sorgfalt zu behandeln. Insbesondere arbeiten wir mit IT-Dienstleistern, Finanzdienstleistern und Depotbanken zusammen.

Weitere Datenempfänger können die Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

4. Übermittlung von Daten in ein Drittland

Eine Datenübermittlung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR), sog. Drittstaaten, erfolgt nur, wenn dies zur Ausführung Ihrer Aufträge (z.B. Zahlungs- und Wertpapieraufträge) erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerliche Meldepflichten), Sie eingewilligt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

Soweit Dienstleister in Drittstaaten eingesetzt werden, sind diese zusätzlich zu den schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

5. Datenlöschung und Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass unsere Geschäftsbeziehung ein auf Jahre angelegtes Dauerschuldverhältnis ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre - vorübergehende - Weiterverarbeitung ist für folgende Zwecke erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Kreditwesengesetz (KWG), Geldwäschegesetz (GwG) und Wertpapierhandelsgesetz (WpHG). Die dort festgelegten Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationsfristen betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
• Aufbewahrung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
• Abwehr und Verfolgung von Rechten und Ansprüchen: Zur Verfolgung und Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche kann es erforderlich sein, Ihre personenbezogenen Daten für den Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung aufzubewahren. In diesem Fall werden die Daten streng zweckgebunden verarbeitet.
• Aufbewahrung von Sicherungskopien: Zum Schutz und zur Aufrechterhaltung unserer Betriebsabläufe sowie zur Sicherstellung des Datenschutzes und der Informationssicherheit erstellen wir in regelmäßigen Abständen Sicherungskopien. Die Datenverarbeitung erfolgt streng zweckgebunden.

Sobald keiner der oben genannten Zwecke für eine weitere Verarbeitung Ihrer Daten mehr vorliegt, löschen wir Ihre Daten. 

6. Datenschutzrechte

Wenn personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden, sind Sie die betroffene Person im Sinne der DSGVO und haben folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen:

a. Recht auf Auskunft(Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen. Ferner steht Ihnen das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

b. Recht auf Berichtigung(Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen.

c. Recht auf Löschung(Art. 17 DSGVO) 

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

d. Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO)

Haben Sie das Recht, auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

e. Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Verarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Sofern es sich nicht um einen Widerspruch gegen Direktwerbung handelt, bitten wir bei Ausübung eines solchen Widerspruchs um die Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollen. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

f. Recht auf nicht automatisierte Entscheidungen und Profiling (Art. 22 DSGVO)

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.  Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns als Verantwortlichen erforderlich ist, aufgrund von gesetzlichem Vorschriften, denen wir als Verantwortliche unterliegen, zulässig ist und diese gesetzlichen Vorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen erhalten oder mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

g. Recht auf Widerruf der Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs.3 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

h. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Vertragsschluss bzw. die Auftragsausführung ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Insbesondere sind wir nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften verpflichtet, Sie vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung z.B. anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren und dabei Ihren Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit sowie Ihre Wohnanschrift und Ausweisdaten zu erheben und zu speichern. Damit wir dieser gesetzlichen Verpflichtung nachkommen können, haben Sie uns gemäß § 11 Abs. 6 Geldwäschegesetz die erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und uns Änderungen, die sich im Laufe der Geschäftsbeziehung ergeben, unverzüglich mitzuteilen. Stellen Sie uns die erforderlichen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung setzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO ein. Sollten wir diese Verfahren im Einzelfall einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Wir verarbeiten Ihre Daten teilweise automatisiert, um bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in folgenden Fällen ein

• Um Sie gezielt über Produkte informieren und beraten zu können, setzen wir Auswertungsinstrumente ein. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Kommunikation und Werbung einschließlich Markt- und Meinungsforschung.

9. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, wobei wir den Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, den Umfang, den Kontext und den Zweck der Verarbeitung sowie die für den Betroffenen bestehenden Risiken eines Datenverlustes (einschließlich der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen) berücksichtigen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, so dass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es jedem Betroffenen frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, z.B. telefonisch, an uns zu übermitteln.

10. Auftragsverarbeitung

Wie jedes größere Unternehmen bedienen auch wir uns zur Abwicklung unserer Geschäftsvorgänge externer Dienstleister im In- und Ausland (z.B. für die Bereiche IT, Telekommunikation, Vertrieb und Marketing). Diese werden ausschließlich nach unseren Weisungen tätig und sind im Sinne des Art. 28 DSGVO vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

Soweit personenbezogene Daten von Ihnen durch uns an unsere Mutter- und/oder Schwestergesellschaften oder von unseren Mutter- und/oder Schwestergesellschaften an uns übermittelt werden (z.B. zu Werbezwecken), erfolgt dies aufgrund bestehender Auftragsverarbeitungsverhältnisse.

IV. Zusätzliche Datenschutzinformationen für Bewerber

1. Quellen und Kategorien der Datenverarbeitung

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses erheben wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefon-/Mobilnummer, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung, alle in der Bewerbung enthaltenen personenbezogenen Daten (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse etc.).

Daten von Bewerbern erheben wir über Initiativbewerbungen auf unserer Website, Bewerbungen per E-Mail, postalische Bewerbungen und gegebenenfalls über Personalvermittler.

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke erhoben

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses,
• Kommunikation (Telefon, E-Mail, Videotelefonie),
• Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses),
• Aufnahme der Bewerberdaten in einen Bewerberpool,
• Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, die Sie öffentlich gemacht haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO verarbeitet.

Soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder für gerichtliche Verfahren erforderlich ist, werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, Art. 9 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 7 DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG verarbeitet.

Wir verarbeiten Ihre Daten, um eine Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses zu treffen. Im Falle einer Anstellung in unserem Unternehmen werden Ihre Daten zum Zwecke der Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet.

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erfolgt und deren Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich insbesondere aus folgenden Gründen:

• Durchführung und Optimierung des Bewerbungsprozesses,
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sofern Sie in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie z.B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit oder Nationalität, eingewilligt haben, werden Ihre Daten gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO verarbeitet.

3. Empfänger personenbezogener Daten

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können wir Ihre personenbezogenen Daten an Mitarbeiter, die mit dem Auswahlverfahren betraut sind, und gegebenenfalls an Auftragsverarbeiter weitergeben.

Für die Kommunikation mit den Bewerbern nutzen wir die Dienste von Microsoft 365, einschließlich Microsoft Teams des Dienstleisters Microsoft Ireland Operations Ltd, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin, 18 D18 P521, Irland. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf der Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission Einzelheiten finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. 

4. Dauer der Speicherung

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, wenn die genannten Zwecke für die Speicherung wegfallen, Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen (bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen) oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen.

Ihre personenbezogenen Daten können jedoch darüber hinaus insbesondere in folgenden Fällen gespeichert werden:

• wenn einer Löschung vertragliche, gesetzliche (insb. aus HGB, StGB und AO) oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, 
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, 
• wenn dies nach europäischen oder nationalen Gesetzen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist.  

Aus den gesetzlichen Bestimmungen ergeben sich für uns insbesondere folgende Aufbewahrungsfristen: Nach Entscheidung über Nichtbesetzung: 180 Tage Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen (§ 15 Abs. 4 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), § 224 Zivilprozessordnung (ZPO)).

Soweit der Bewerber eingewilligt hat, werden die Bewerbungsunterlagen in den Bewerberpool aufgenommen und dort maximal 1 Jahr ab dem Zeitpunkt der Einwilligung gespeichert. Mit Wegfall des Zwecks oder Widerruf der Einwilligung durch den Bewerber werden sie gelöscht.

Im Falle einer Einstellung in unser Unternehmen werden Ihre personenbezogenen Daten mit Wegfall des Zweckes, spätestens nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht, soweit der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

V. Zusätzliche Datenschutzinformationen für Nutzer von Videokonferenzsystemen

1. Quellen und Kategorien der Datenverarbeitung

Für die allgemeine Kommunikation und die Durchführung von informativen Webinaren mit unseren Kunden setzen wir unter anderem Videokonferenzsysteme ein. Wenn Sie mit uns per Videokonferenz über das Internet kommunizieren oder online an einem unserer Webinar-Angebote teilnehmen, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und/oder dem Anbieter des jeweiligen Videokonferenzsystems erhoben und verarbeitet.

Die Anbieter erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools angeben (z.B. Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Anrede, Firmenzugehörigkeit). Darüber hinaus verarbeitet der Anbieter die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Uhrzeit) der Teilnahme an der Konferenz, die Anzahl der Teilnehmer und weitere „Kontextinformationen“ zum Kommunikationsvorgang (Metadaten). Darüber hinaus verarbeitet der Anbieter alle technischen Daten, die für die Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Hierzu zählen insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung. Sofern Inhalte innerhalb des Tools ausgetauscht, hochgeladen oder anderweitig zur Verfügung gestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu diesen Inhalten gehören insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/Sofortnachrichten, Voicemails, hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes ausgetauscht werden.

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Videokonferenzsysteme werden eingesetzt, um mit potenziellen oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder unseren Kunden bestimmte Dienstleistungen anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Darüber hinaus dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen sowie der Durchführung von Webinaren und Informationsveranstaltungen (berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung eingeholt wurde, erfolgt der Einsatz der jeweiligen Tools auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder für gerichtliche Verfahren erforderlich ist, werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, Art. 9 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

3. Empfänger personenbezogener Daten

Wenn wir im Rahmen einer Auftragsverarbeitung einen Dienstleister (z.B. einen Eventveranstalter oder einen Streaming-Dienstleister) beauftragen, bleiben wir für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Alle Auftragsverarbeiter sind verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten.

Für die Durchführung von Videokonferenzen nutzen wir die Dienste von Zoom Video Communications, 55 Almaden Boulevard, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA. Einzelheiten zur Datenverarbeitung entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Zoom: https://zoom.us/de-de/privacy.html. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf der Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Einzelheiten finden Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html.  

Darüber hinaus nutzen wir die Dienste von Microsoft 365, einschließlich Microsoft Teams des Dienstleisters Microsoft Ireland Operations Ltd, One Microsoft Place, South County Business Park, Leo-pardstown, Dublin, 18 D18 P521, Irland. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf der Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Einzelheiten finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. 

Bitte beachten Sie, dass wir keinen vollständigen Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten hängen maßgeblich von der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters ab. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen bzw. Datenschutzerklärungen der jeweils verwendeten Tools.

4. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, erforderlich ist. Das bedeutet, dass die Daten in unseren Systemen vernichtet oder gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur unter den folgenden Bedingungen verarbeitet werden:

• Für den Zeitraum, in dem die Daten verwendet werden, um Ihnen eine Dienstleistung zu erbringen,
• Wie es das geltende Recht, der Vertrag oder unsere gesetzlichen Verpflichtungen erfordern,
• Nur so lange, wie es für den Zweck, für den die Daten erhoben wurden, erforderlich ist, oder länger, wenn dies vertraglich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, unter Anwendung angemessener Garantien.

Soweit die Daten nicht mehr zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich sind, werden sie regelmäßig gelöscht, soweit nicht ihre - befristete - Aufbewahrung weiterhin erforderlich ist.

Information über Ihr Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Stand: Februar 2024